Sehr geehrte Bürgermeisterin! Sehr geehrter Bürgermeister! Liebe Gemeindemandatare und -mitarbeiter!

„Überbürokratisierung“ – das ist für uns alle mittlerweile ein Reizwort. Die Bewältigungsstrategien reichen in den Gemeindestuben vom phlegmatischen Ertragen bis zur aggressiven Ablehnung. Der Glaube, dass es der Überbürokratisierung nun endlich an den Kragen ginge, flammt zwar mit neuen Regierenden und entscheidenden „Hoffnungsträgern“ immer wieder auf. Die Flamme der Begeisterung erlischt dann aber angesichts der „angeblichen Kompexität von Lösungen“ eben so rasch wieder und weicht einem noch größeren Frust als zuvor.
Warum das so ist und wieso es so gar nicht gelingt, der Bürokratiehydra an den Kragen zu gehen, das frage ich mich schon lange. Hier ein Erklärungsversuch, der auch Lösungswege aufzeigt. Verschlungene Lösungswege zwar und Wege, die nur so mit Stolpersteinen, versteckten Fallen und Fußangeln gespickt sind, aber immerhin aus dem Dschungel hinausführen könnten.
Eine Hoffnung bleibt aber in jedem Fall: Je mehr sich mit „Überbürokratisierung und deren Ursachen“ beschäftigen, um so eher sind auch Lösungswege zu finden. Herzlichen DANK deshalb auch schon jetzt für Deine Rückmeldungen dazu an mich direkt (johannes.pressl@noegemeindebund.at) oder in den Kommentaren unten.

Inhaltsverzeichnis dieses Blogartikels:

Die gute Bürokratie und ihr böses Image

Jetzt einmal ehrlich: Rechtsstaatlichkeit, Transparenz und Fairness – das wollen wir doch alle. Und wenn wir in die „Bürokratietheorie“ zurückschauen, dann war es der Soziologe Max Weber um 1900, der damals bereits von der Bürokratie als einem notwendigen, rationalen Organisationsmodell sprach, das durch Regelgebundenheit, Hierarchie und Aktenmäßigkeit Effizienz sicherstellen sollte. Die „Willkür“ so mancher schon damals aufgeblähter „Günstlingsverwaltungen“ sollte demnach „durch BÜROKRATIE“ zu Gunsten der Gleichbehandlung aller ausgeschaltet werden.“

Und noch weiter zurück in der Geschichte entdecken wir hoch entwickelte „bürokratische Strukturen“ als Erfolgsgrundlagen in den frühen Hochkulturen (z.B. Ägypten und China). Damals zur Verwaltung von Steuern, Bauprojekten und ganzen Armeen.

Heute sind moderne Verwaltungen in einer hoch komplexen und stets dynamischer werdenden Wirtschaft und Gesellschaft „bürokratisch“ noch mehr gefordert. Während einerseits die Aufgaben schwieriger und Konflikte immer unlösbarer werden, werden die Menschen und Unternehmungen gleichzeitig noch fordernder und die gerichtliche Duchsetzung von „Schutzregularien“ häufiger. Die „gute Bürokratie“ bemüht sich redlich, dabei noch rasch und entscheidungsfähig zu bleiben. Aber ehrlich: Auch die „Gute Bürokratie“ ist dann rasch einmal „überfordert“, weil der Druck „ja nichts falsch zu machen“ dann mehr lähmend als helfend ist. 

Es ist wohl in der Folge diese teilweise „Überforderung“ aber auch „Gehemmtheit“ der Verwaltung, die mancherorts eine Imagespirale nach unten auslöst. Rasch gibt´s in der Folge erste Bürgererfahrungen von Ineffizienz, Starrheit und übermäßigem Verwaltungsaufwand. Und selbst wenn der sprichwörtliche „Papierkrieg“ oder der „Bürokratiedschungel“ nur in wenigen Prozent der Fälle tatsächlich stattfindet, so potenzieren sich wenige „Negativerfahrungen“ mit der Verwaltung zig-mal mehr als „Positive“. Heute kennen wir diesen „Negativitätsbios“ in den „sozialen Medien“. Gegenüber der öffentlichen Verwaltung haben die gleichen „Negativitäts“-Mechanismen schon seit Jahrhunderten das Empfinden komplexer Prozesse, langer Wartezeiten und das Gefühl der Unpersönlichkeit enorm verstärkt. Deshalb wird Bürokratie – obwohl theoretisch als effiziente Organisationsform (laut Max Weber) gedacht- in der Praxis oft als „Monster“ empfunden, das Entscheidungen und oftmals auch den Alltag erschwert. 

Schwierig, wenn einige von der Bürokratie sogar noch profitieren

Ein Wirtschaftsvertreter hat mir kürzlich erzählt, dass er mit Unternehmern und Dienstleistern in einem Workshop zusammengesessen sei, um „Möglichkeiten zum Bürokratieabbau“ zu erkunden. Und immer, wenn von einer Seite ein Vorschlag auf den Tisch gekommen sei, habe eine andere Seite abgelehnt und dagegen argumentiert, dass dadurch ihr Geschäft bedroht und Mitarbeiter eingespart werden müssten. Die Erkenntnis: „Auflagen für den einen sind auch oft das Geschäft des anderen!“ Und in den letzten Jahrzehnten – habe ich den Eindruck – hat sich eine regelrechte Auflagen- und Bürokratie-„Industrie“ entwickelt: Beratungsunternehmen, die durch den „Förderdschungel“ begleiten und Consulter, die umfangreiche Gutachten erstellen, sind da noch die positiven Auswüchse. Systematische und weltweit agierende „Eintreiber“ von Bildrechts-Tantiemen fallen da schon deutlich negativer auf, wiewohl sie „nur“ auf Grundlage von Gesetzen agieren. Und strittige Verfahren möglichst lange im anwaltlichen Gegeneinander durch alle Instanzen und vor alle möglichen Gerichte zu bringen, dürfte auch ein zweifelhaftes Geschäftsmodell geworden sein, das mit der Durchsetzung von „Bürgerrechten“ im Rahmen von Projekten oft nur wenig aber mit persönlicher Abneigung gegeneinander und grundsätzlicher „Verhinderungsenergie“ oft sehr viel zu tun hat.

Lösungsansatz: „Transparenz“ und Priorisierung

Zunächst erachte ich es als wichtig, die Zusammenhänge und auch „versteckten“ Interessen von Profiteuren einer Regelung zu kommunizieren. Das rechtfertigt entweder diese oder führt in Zeiten des Spardrucks und der Optimierung sehr wohl auch zur Veränderung. Und in dem man „Betroffene zu Beteiligten“ macht, könnte von den „Profiteuren“ sogar noch ein Anschub für Reformen ausgehen.

Und ich glaube, dass mit einer klaren „Priorisierung“ von Interessen, lange Verfahren in Großprojekten abgekürzt werden könnten. Bspw. wenn der Erneuerbaren Energieerzeugung im Zweifelsfall an einem Fluss vor dem Naturschutz der Vorrang gegeben würde. Dann wären lange Instanzenwege automatisch im Interessensvergleich kürzer abhandelbar.

Ernüchternd, wenn das Vertrauen fehlt

Ob bei Dorferneuerungsförderungen oder bei LEADER-Projekten, ob bei FFG-Anträgen oder immer wenn EU Mittel drinstecken…..; Hast Du auch schon die Kontrolle von der Kontrolle und dann noch eine „Nachkontrolle“ erlebt? Ich bin sicher! Oder als Landwirt: AMA Kontrolle, Bio-Kontrolle, Kontrolle des Veterinär- und Tiergesundheitsdienstes, Lebensmittel- und Hygienekontrolle, Umwelt- und Naturschutzkontrolle, Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat und die Unfallverhütungsstelle usw……; Immer die gleichen Basisdatenabfragen, oft überwiegend die gleichen Prüfmuster – halt mit unterschiedlicher Zielsetzung, aber alle mit einem einheitlichen MUSTER: Das Vertrauen in den Fördernehmer ist schlichtweg nicht da. Die Unterstellung, dass Geld zweckwidrig verwendet wird, aber sehr wohl. Und das Bewusstsein der einzelnen Prüfstelle, dass der „Betroffene“ von „7“ weiteren Stellen kontrolliert wird und dass das für diesen nicht 1×3 Stunden, sondern dann insgesamt 7×3 also 21 Stunden und damit nahezu 3 Arbeitstage ausmacht, das fehlt bei den Prüforganen vollständig.

Lösungsansatz: Vertrauen und Selbstverpflichtung

Bisherige Kontrollmechanismen durch laufendes „Controlling“ von Daten ersetzen. Durch laufende einheitlich vorgegebene Projektmanagement-Tools könnte die „Komplexität“ verringert und ein laufendes Monitoring automatisiert erfolgen. Technische Hilfsmittel wie „Drohnenflüge“ u.a.sollten helfen. Nur mehr in Einzelfällen würde direkt vor Ort nachkontrolliert werden. Und die Projekt- und Kontrolldaten müssten in einer zentralen Datenbank vorgehalten werden auf die auch andere Förderstellen zugreifen können.

Komplex, wenn alles möglich sein soll keiner „kombiniert“ und immer einer „intrigiert“

Wieviele Energieabrechnungen bekommst Du auf Deiner Gemeinde pro Jahr? Ich würde sagen: 3 bis 4 pro Zählpunkt und Monat. Und das für 50 Zählpunkte. Das wären ja im Jahr 2400! Kann das stimmen? Ja, es kann stimmen, weil es die Möglichkeiten der Energiegemeinschaften gibt und die Möglichkeit PV Strom einzuspeisen oder auch zu speichern…..; Damit ich da von vornherein nicht falsch verstanden werde: Die Möglichkeit und gesetzliche Regelung ist gut, sogar sehr gut! Die Umsetzung allerdings ist nicht zu Ende gedacht! Die Buchhaltung in der Gemeindestube wurde da zum Beispiel einfach überhaupt „nicht bedacht“! Oder denke an die Gästemeldungen, die Tourismusgemeinden von ihren Betrieben einfordern und dann an „die Statistik“ weitergeben müssen. Hotelsoftwareanbieter übermitteln die Daten zwischenzeitlich weitgehend digital, aber nicht überall und nicht überall einheitlich…..; Oft übertragen dann Gemeinden „händisch“ in die Webapplikationen, die wiederum den Einmeldestandard bei der Statistik beteffen. Ein einheitliches bundesweites System eines „digitalen Gästeblattes“ fehlt seit Jahren, soll angeblich jetzt auch „angegangen“ werden aber das zu einem Zeitpunkt, wo spätestens der nächste „Aufschrei“ folgt, wenn mit viel Aufwand selbst entwickelte „Optimierungssysteme“ zu Gunsten einer einheitlichen Lösung wieder eingestampft werden müssten….
Damit noch die leidige und unverständliche Wasserzählergeschichte: In Österreich müssen alle Wasserzähler („Hauswasserzähler“ DIN<150) alle fünf Jahre arbeits- und kostenintensiv nachgeeicht bzw. getauscht werden. Bei 1,7 Millionen österreichweit im Einsatz befindlichen sind das rund 340.000 pro Jahr mit Kosten von € 100 bis € 200,–/Zähler. Frankreich hat eine Nacheichfrist bei Wasserzählern von 9 bis 15 Jahren, Italien und Schweden 10 Jahre, Belgien 16 Jahre, in Finnland gibt es gar keine Nacheichfrist, und in der Schweiz gibt es gleich überhaupt keine Eichpflicht für Wasserzähler. Du meinst auch, das ist „unverständlich“? Ich auch! Aber alle Versuche der letzten Jahre – nahezu schon Jahrzehnte, dies im zuständigen Wirtschaftsministerium zu einer Änderung zu bringen, sind bislang gescheitert – wohl aus wirtschaftlichen Gründen…..; Das Interesse am häufigen Austausch dürfte primär bei Herstellern, Messdienstleistern und Eichämtern liegen. Natürlich sichert es Einnahmen durch Verkauf, Installation und Eichung und wird mit besserer Messgenauigkeit „argumentiert“. Und im gleichem Atemzug gegen „vereinfachung“ durch Fristerstreckung „intrigiert“.

Lösungsansatz: Abläufe digitalisieren und Normen reduzieren

Zunächst sollten in einigen Bereichen die Standards tatsächlich reduziert werden. Vor allem auch, wenn man sieht und weiss, dass es anderswo auch einfacher und mit weniger Regulierung geht und vor allem das gewünschte Ergebnis seit Jahren und Jahrzehnten perfekt ist. Weiters sollten durch standardisiert vorgegebene Schnittstellen die Meldepflichten automatisiert möglich sein. Und neue Möglichkeiten (Bspw. Energiegemeinschaften) müssen bis in die Praxisumsetzung hinein auch „optimiert“ und „praxisnahe“ durchgedacht werden. Nicht nur das Scheuklappendenken muss abgelegt werden, sondern auch ein durchdringender Systeminnnovationsansatz mit neu eingeführten Regelungen mitbedacht werden – zumeist auch digital und zentral „vorbedacht“ werden, weil heute „zentrale“ Lösungen „digital“ ganz anders und mit höchster Effizienz erst möglich geworden sind.

Verängstigt, wenn immer geklagt werden kann

Wir leben zum Glück in einem Rechtsstaat! Soweit so gut und unbestritten. Aber wenn´s um Bürokratie geht, dann bringt „der Rechtsstaat“ diese richtiggehend zum „Erblühen“. Das Streben nach absoluter Rechtssicherheit, Gleichbehandlung und Nachprüfbarkeit staatlichen Handelns führt zu einer „wuchernden“ Menge an Gesetzen, Vorschriften und Dokumentationspflichten, die in der öffentlichen Verwaltung – noch mehr in sensiblen Bereichen wie der Gesundheit und Pflege – zu einem enormen Aufwand führen. Der „Klassiker“, dass in einem Krankenhaus mittlerweile von Pflegekräften mehr Zeit am Schreibtisch anstatt am Krankenbett verbracht werden muss, ist sinnbildlich dafür. Und das positive Sprichwort „Wer schreibt der bleibt“ hat angesichts vielfältiger „Klagbarkeit“ des öffentlichen Handelns eine angsterfüllte „Pflichtnote“ erhalten. Womit wir wieder beim „mangelnden Vertrauen“ angekommen wären: Der Zwang, jeden Bürger gleich zu behandeln und Handlungen überprüfbar zu machen, hat zu einer extremen Fülle an Verordnungen und detaillierten Verwaltungsakten geführt. Die Notwendigkeit, Entscheidungen vor Verwaltungsgerichten rechtssicher zu machen, erzwingt eine penible Dokumentation der zugehörigen Abläufe. Der Versuch, jeden denkbaren Rechtsfall gesetzlich zu regeln oder zu normieren, erzeugt ein komplexes, teils kontraproduktives Regelwerk. Und ausgeprägte Rechtsschutzmöglichkeiten für Bürger (Widersprüche, Klagen) verlängern Verfahren und binden nicht nur Kapazitäten in Behörden, sondern belasten auch engagierte und lösungsorientierte Mitarbeiter. Am Ende steht schließlich die ANGST, nur ja nichts falsch zu machen. Denn selbst wenn es noch einen letzten kleinen Rest von „Schutzstatus“ für Beamte und auch Vertragsbedienstete oder Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung irgendwo geben sollte, so kann man sich nicht nur nicht dahinter verstecken, sondern es schmerzt oft der öffentliche Pranger an dem man dann in sozialen Medien und darüber hinaus „ausgepeitscht“ wird, noch viel mehr!

Lösungsansatz: „Samfundssind“ (dänisch für „Gemeinschaftsgeist“) und automatisierte Aufzeichnungen

Wir müssen die „Angst vor Gerichten“ ablegen und uns voll bewusst sein, dass wir als „Entscheider“ immer besser und auch emotionsloser mit einer „Klagsgerichtsbarkeit“ umgehen können müssen. Und parallel dazu braucht´s ein erweitertes öffentliches Verständnis und eine Mündigkeit, um auch mit „Fehlern“ der Verwaltung umgehen zu können, ohne dahinter schon eine Attacke der Verwaltung auf die Einzelperson zu verstehen. Die Dänen haben mit dem Wort „Samfundssind“ eine Bezeichnung für „Gemeinschaftsgeist“, die auch bei Problemen den „Gemeinsinn hervorstreicht und von Vertrauen geprägt ist. Und das ist nicht nur „Gerede“, sondern „Haltung“!

Und was „Aufzeichnungspflichten“ anlangt, so müssen wir diese „automatisieren“. Bereits seit 2010 habe ich in meinem Auto ein GPS System, das ein Fahrtenbuch ersetzt. Es spart nicht nur Aufzeichnungen, sondern ermöglicht auch Auswertungen, automatische Datenübermittlung an Steuerberatung und Finanzamt und auch Nachvollziehbarkeit im Fall von Unfällen oder Geschwindigkeitsüberschreitung. Mit entsprechenden Sensoren und Aufzeichnungsgeräten wäre möglicherweise am Krankenbett und in unterschiedlichsten Bereichen Ähnliches – aber Aufwand sparend – möglich, ohne die Dokumentationspflichten zu verletzen und zu minimieren.

Hemmungslos, wenn alle zwar ihre Rechte kennen aber keinen Anstand mehr haben.

Kennst Du auch Menschen mit „Rechts kreativem Verhalten“? Es sind wenige aber sie erzeugen für Verwaltungen enorm viel Aufwand. Und natürlich gibt es oft zurecht Anliegen, die auch mit allen gebotenen rechtlichen Mitteln durchgesetzt werden müssen und zu entscheiden sind. Aber es gibt auch Anliegen und leider beobachtbar auch immer mehr „intrigante“ Versuche, mittels rechtlich vorgetragener Mittel ganz andere Ziele zu erreichen. Ich nehme hier vor allem das Beispiel „politischer Entscheidungen“. Gerade Reformen bringen es im Moment mit sich, dass beispielsweise Spitalsstandorte geschlossen oder Rettungsstrukturen verändert werden. Politische Entscheidungen betreffen Windkraft- und Wirtschafts- oder Straßanbauprojekte. Aber die meisten politischen Entscheidungen mit Anrainerauswirkung werden in Gemeinderäten zu unterschiedlichsten lokalen Themen gefällt. Überall gibt es ein „Pozedere“ mit Einspruchsmöglichkeiten und Fristen oder Mehrheitsbildungen und Kompromissfindung in Gremien um mit klar vordefinierten Regeln zur Entscheidung zu kommen. Und naturgemäß „schmecken“ die Ergebnisse und erzielten „Kompromisse“ nicht immer allen. Mit dem Mittel des „Informationsfreiheitsgesetzes (IFG)“ zum Beispiel werden dann nachträglich „indirekt“ Fragen an die Verwaltungen gestellt, die bis zum Landesverwaltungsgericht gehen. Immer zwar ohne Veränderung der in den Gremien getroffenen Entscheidung, immer ohne Kosten für den Einbringer, aber garantiert mit enormem Aufwand für die Verwaltung. Am Ende ist das in Einzelfällen schon „nahe“ am „Mißbrauch“ einer „gut gemeinten“ und für Transparenz und Beteiligung geschaffenen Regelung, die dann aber für Einzelinteressensdurchsetzung oder auch als Revange für die eine oder andere „Kränkung“ genutzt wird. Und ich kann mich bei manchen derartigen Fällen des Eindrucks nicht erwehren, dass das von Einzelpersonen regelrecht sogar als „Sport“ betrieben wird, der die Verwaltung „im Höchstmaß“ ärgern“ soll – was am Ende leider auch gelingt.

Lösungsansatz: Zum IFG auch ein ATG (Anfrage-Transparenz-Gesetz)

Es steht mir hier nicht an und es ist meinerseits in keinster Weise „intendiert“, die Möglichkeiten der Informationsfreiheit einzuschränken. Allerdings schlage ich vor, dass alle Anfragen – schon bei der Eingabe – ebenso offen gelegt werden sollten, wie die öffentliche Verwaltung Auskunft geben muss. Völlige „Transparenz“ der Anfrager könnte genau das bewirken, was das IFG bei der Verwaltung bewirkt: Von vornherein schon noch sorgfältiger zu entscheiden und zu informieren und in diesem Fall auch sorgfältig mit Anfragen umzugehen.

Eine Veröffentlichung der Anfragen von Bürgern an die Verwaltung in einem einheitlichen Register – einschließlich auch aller Antworten könnte zudem auch auf der Anfragerseite einen ähnlichen Lerneffekt auslösen, wie auf der Verwaltungsseite. Und lebenslanges Lernen – das wurde uns schon in der Grundschule „gepredigt“ – das ist doch unser aller Ziel.

Das zugehörige Gesetz könnte dann übrigens „Anfrage-Transparenz-Gesetz“ heißen (ATG) oder im IFG im Rahmen einer Novelle auch „integriert“ sein.

Verantwortungslos, wenn auf andere abgeschoben wird

Wenn der letzte Nahversorger schließt, die Post keinen Postpartner mehr findet und die Bank den Bankomaten abziehen will, dann stehen die Menschen beim Bürgermeister, um Lösungen zu finden. Wenn der Handwerkerbonus und der Heizkostenzuschuss nur mehr digital „möglich“ sind und die ID-Austria nicht funktioniert, dann gehen die Bürger zum „Bürgerservice“ am Gemeindeamt. Das sind nur einige Beispiele dafür, dass auch „Verwaltungsverschiebungen“ durch – vielleicht sogar unbeabsichtigte“ – Verantwortungsverschiebungen erfolgen. Aber die Logik ist immer die gleiche: Die Gemeinde kennt man. Den oder die Bürgermeister/in kennt man und dort erwartet man sich auch eine Lösung. Die Post, den SPAR und REWE Konzern, die BANK, die LANDESVerwaltung oder die in einer tausende Menschen umfassenden Organisation federführenden Entscheidungsträger kennt man nicht und schon ist eine Umkehrung der „Problemverantwortlichkeit“ entstanden. Letztlich setzen große „systemische“ Organisationen damit dann auch die kleinen lokalen Einheiten unter Druck. Ungewollt zwar – aber sehr wohl. Denn Bürgermeisterinnen und Bürgermeister wissen ganz genau, dass ein funktionierender Ort von der Nahversorgung über die Post bis zum Bargeld und andere Grundfunktionen braucht. Dienstleistungsorientierte Verwaltungsmitarbeiter bemühen sich um die Menschen – egal ob es ihr Auftrag ist oder nicht. Und schon ist Mehraufwand, ist „Verantwortungs- und Aufgabenabschiebung“ entstanden und damit ist auch Aufwand bei der jeweils „betroffenen“ Ebene vermehrt worden. Es ist in diesen Beispielen dann nicht nur „klassische“ Bürokratie, sondern mit dem „Mehraufwand“ und der oft unlösbaren Aufgabe – speziell, wenn´s um Infrastrukturerhaltung geht – auch „Überforderung“ verbunden. Aber die mit Sicherheit und das oft „mit System“!

Lösungsansatz: Verantwortungsabschiebung „transparent“ machen und moderne Rahmengesetzgebung für innovative Alternativen ermöglichen!

Gesetzlich und regulativ ist gegen „stille Verantwortungsabschiebung“ wohl kein Kraut gewachsen. Was aber sehr wohl geht sind „innovative“ Alternativlösungen. Ich denke da an digitale Nahversorger, an Post- und Paketboxen, die nahezu alle Postdienstleistungen auch schon automatisiert „können“ oder die Möglichkeiten des „digitalen Euros“, die wir erst in „Ansätzen“ erfassen können. Diese und andere Lösungen können Versorgungssicherheit ohne Abschiebung des aufwandes bringen. Allerdings brauchen sie auch Rahmenbedingungen unter denen die „Innovationen“ möglich sind: 24/7 Öffnungszeiten zum Beispiel bei digitalen Läden oder erweiterte Öffnungszeiten bei Hybridmärkten. Digitale Postzustellung und eine offene Haltung zu den Nutzen des digitalen Euros mit Bezahlfunktion von Handy zu Handy direkt. Leider wollen wir das Bisherige unter geänderten Rahmenbedingungen und sind nicht bereit auch die Lösungen zu verändern……; Insofern müssen die „innovativen Alternativen“ auch bei uns im „Mindset“ und bei den Konzernen in den Organisations- und Finanzabteilungen noch ankommen! „Gewinne der Vergangenheit“ macht man in Zukunft nämlich auch anders!

Unsinnig, wenn´s nicht erklärt werden kann

Vieles ist „komplex“ geworden, habe ich weiter oben schon erörtet. Manches aber versteht man auch nicht oder wird nicht hinreichend erklärt und dann ist darauf aufbauend „Verwaltungsaufwand“ auch „empfundener Überbürokratismus“. Wenn Menschen (ob Verwaltungsmitarbeiter oder Bürger) nicht wissen, wofür eine Meldung, ein ausgefülltes Formular, eine Verwaltungshandlung gut ist und was es auch nützt, dann wird es nicht oder nur widerwillig oder mit einer begleitend schlechten Emotion erledigt. Ein Beispiel aus der Verwaltung der letzten Jahre ist der „Straßengraph“. Die „GIP“ (Graphenintegrationsplattform) ist der digitale Verkehrsgraph der öffentlichen Hand für ganz Österreich und für die Gemeindeebene befüllen die Gemeinden diese Plattform mit aktuellen Daten zu Beschaffenheit, Lage und Zustand der Straßen einschließlich Knotenpunkten, Abzweigungen usw. und das ist sehr sehr viel Aufwand ; Du fragst Dich jetzt wahrscheinlich auch, wozu das gut ist….? Es dient als Grundlage für richtige Verkehrsinformationen und die Plattform kann auch behördlich verordnete kurzfristige Verkehrsmaßnahmen an die bekannten NAVI-Systeme weitergeben. Also eine wichtige Grundlage, ohne die Verkehrssicherheit und Verkehrsinformation in der gewohnten Form im Auto, auf Smartphones oder sonstigen Devices nicht möglich wäre. Wenn man weiss, dass man´s als Mitarbeiter genau dafür macht, dann motiviert das aber auch, weil man eine wesentliche Tätigkeit für die Gesellschaft erledigt. Wenn man´s ohne Wissen des weitergehenden Sinn´s einfach nur „machen muss“, dann ist die Motivation, es laufend und vor allem korrekt zu vervollständigen, deutlich geringer.

Lösungsansatz: „Ergebnisorientierung und zentrale Servicierung“

Es ist natürlich nicht immer einfach, den tieferen Sinn einer Maßnahme allen daran Beteiligten zu erklären. Es nicht zu tun, kann dafür richtig nach hinten los gehen. Wenn man allerdings erklärt und Ergebnis orientiert arbeitet, dann wird´s nicht nur produktiver, sondern auch Fehlleistungen werden von Systembeteiligten eher aufgezeigt und Systeme dadurch noch zusätzlich „optimiert“. Jüngstes Beispiel dazu ist die seit 2026 geltende Veröffentlichungspflicht jeder „De Minimis“ Förderung in einem EU weit einheitlichen Register. Das zuständige Ministerium hat dazu allen Stellen (auch den Gemeinden) eine über 70 seitiges englisches Dokument weitergeschickt und lapidar zum Ausdruck gebracht, das sei jetzt umzusetzen…..; Dass eine Kurzanleitung in Deutsch und das einmal an 2092 Gemeinden ausgeschickt stundenlages Einarbeiten in den Einzelgemeinden erspart hätte, ist nur die eine Seite der Medaille. Frust und Ärger über das in diesem Fall agierende Ministerium kam noch dazu und was nach solchem „Servicierungsgrad“ in der Folge rauskommt, kann man sich denken – nicht immer „gute Bürokratie“, sondern ein enorm schlechtes Image so mancher „Bürokratieebene“…..

„Gescheit“, weil´s immer so war

„Und übrigens: Des hab´ma immer schon so gmacht!“ hörst Du vielleicht auch immer wieder. Und weil´s immer schon so war ist es wohl immer noch gut….; Wir Menschen lieben grundsätzlich Routinen, da sie unserem Gehirn Sicherheit und Vorhersehbarkeit bzw. „Beruhigung“ bieten. Aber sie sind gerade in der Verwaltung auch „hinderlich“, weil ein zu starres Festhalten an Gewohnheiten Kreativität und Innovation einschränken. Erst wenn das Unbehagen über eine Regeln enorm ist und der Wunsch nach Veränderung überlagert, ändern wir auch aus eigenem Antrieb Abläufe. Ansonsten reden wir vielleicht drüber, aber ändern tun wir und tut sich nichts – sonst müssten wir uns ja auch ein Stück weit ändern und das was danach kommt verunsichert. Also lassen wir´s einmal beim Alten. Im Lauf der Zeit überlagern sich alte Routinen mit neuen Regeln derart, dass alles zusammen immer unübersichtlicher wird und auch einfach nicht mehr zusammenpasst. Dazu kommt noch, dass Veränderungen nicht immer auf der gleichen Ebene stattfinden. Eine alte Bundesregeln wird durch eine modernere Landesregel ergänzt. Der Regelsetzer hat seinen föderalen und vielleicht lokalen Blick und auch seine eigenen Zielsetzungen drauf aber nicht immer ist das konform mit der Idee des Grundsatzgesetzgebers……; Also oft kommt auch die „Gesamtidee“ einer Regelung durch immer wieder durchgeführte Ergänzungen abhanden und „konterkariert“ sich dann durch diese Ergänzungen sofern sie keine grundsätzliche Änderung nach sich ziehen, zunehmend. Am Ende ist alles kompliziert und „bürokratisch“ aber weil man´s eh nicht ändern kann, bleibt´s dann gleich so und man „lebt halt“ – typisch österreichisch – „ganz gut damit“.

Lösungsansatz: Erkennen und mutig tun!

Zunächst geht´s einmal darum „Selbsterhaltungssysteme“ überhaupt zu erkennen. Dann braucht´s die Idee, wo angesetzt werden kann und schließlich den Mut, sie aufzubrechen. Die Überlegungen auf Gesetzesebene mit dem Prinzip „one in one out“ auch stets schauen zu müssen, dass auch Regeln wieder abgeschafft und nicht nur neue dazukommen, hat schon etwas „Bestechendes“, selbst wenn dieser 1:1 Abtausch nicht immer ganz einfach ist.

In jedem Fall, nicht wirklich alles regeln zu müssen und regeln zu wollen, sondern prinzipielle Bewilligungen auszustellen und die Details dann in der Praxis sich entwickeln zu lassen, sollte überlegt werden.

Abschließende Lesetipps aus den Medien, die gerne auch noch ergänzt werden:

Während dieser Blogbeitrag entstanden ist, wurde auch in den Medien immer wieder über Bürokratie berichtet. Hier einige Auszüge und Artikel aus Österr. Medien der jüngsten Vergangenheit:

Entbürokratisierung | DO | 29 01 2026 | 18:25 – oe1.ORF.at

Wider das Bürokratie-Bashing: Warum kluge Verwaltung gebraucht wird – Debatte – derStandard.at

Sepp Schellhorn: Die zehn Gebote der Entbürokratisierung – Kommentare der anderen – derStandard.at

Weniger Bürokratie, mehr Zeit zum Unternehmen – WKO

Bürokratie-Standort Österreich-IV

Österreichs Regierung einigte sich auf 113 Maßnahmen für den Bürokratie-Abbau | Nachrichten.at

Zettelwirtschaft und Co. – So sagt die Regierung der Bürokratie jetzt den Kampf an | Heute.at